ＹＫＫ ＡＰ株式会社 北陸支社様

基幹システムとデータのやり取りを可能にし、様々な社内ルールにも適合できた

ＹＫＫ ＡＰ株式会社
北陸支社 業務部 住宅物件業務グループ
グループ長 木村 健二 様

業務効率化を妨げる様々な要因

当社は、「窓メーカー」として、建築会社様から受注を頂き、サッシとガラスを組み合わせた「窓」を市場にお届けしております。その中で私の部署は、建築会社様からご発注いただいた「窓」だけでなくエクステリアや室内建具など様々な建材商品の現場搬送・取付施工を請け負って行っている部署です。

その為、建築会社様、当社内関連部署、下請負会社との間で毎日様々な商品の搬送・施工に関する依頼や変更となる情報の伝達が発生します。電話・ＦＡＸ・メールなどを通して行っておりますが、業務担当者1人当たり平均的に25現場ほどを同時に管理する中で、「聞いている」「聞いてない」というようなトラブルが発生する事もありました。伝達のミス・モレ、また既存のシステム以外に各担当者がエクセルなどで独自にツールを作成し管理業務品質を補完していました。これは業務が俗人化してしまい、効率化や業務品質向上がなかなか進みませんでした。

さまざまな物件の工事予定など各物件進捗を俯瞰して一元的に管理できる機能や期限がせまっている課業に対するアラート機能などの管理業務支援の機能と外出先でも随時、進捗確認や情報共有などをスマートフォンなどで確認できる機能がほしいと感じていましたが、新たに当社のシステム改修を行う場合、膨大な開発費用と時間がかかることが予想されました。

基幹システムとの統合も快く請けて頂けた。結果にも満足。

システムの構築にあたっては、当社から課題の改善に向けたさまざまな要望・意見を出しましたが、それを受けた（株）ＦＩＸからは、多彩なアイデアや他社事例の紹介をいただいたほか、工程管理のシステム化やドキュメント管理に関する豊富なノウハウに基づいた提案力で、より良い着地点に導いていただきました。

当初に課題としていた部分のほぼ90％が達成できたと言えると思います。効果として、分かりやすく短縮時間でいうと、業務担当者の業務時間が一人あたり1か月で約21時間、約15％の短縮効果がありました。今後、まだ改善できる部分も残っており、慣れによる処理スピードなども考慮するとさらに短縮が見込めると考えております。

電話が減り、隙間時間にチャットで連絡。管理者に安心感。

具体的に改善できた点としては、
1つ目は、まず、電話が減りました。電話では、受ける側が仕事が止まってしまう為、どうしても効率が落ちてしまいますし情報伝達の精度が低く、言った言わない問題もあったりして不便でした。しかし、Buildynoteで（ビルディーノート）は、情報伝達が写真などを交えて各案件の工事ごとにチャットが現場から簡単に行えるので、情報共有や返信が今までより早くなりました。また、口頭ではないので、情報がしっかりと伝わり、手戻りも減りました。日々変わる図面、仕様、工程の変更管理もすべて記録に残るし、最新の情報を一度に複数の関係者に発信することができ、今ではなくてはならないツールになっています。下請負会社からも、「今までは会社に帰ってからFAXを送ったり、メールを打ったりしていたのが、Buildynote（ビルディーノート）を使うようになって、移動中や現場での空き時間でスマホから簡単に質疑とか報告ができるようになって便利になった」と評価を頂いております。

2つ目は、その日の工程確認などのタスク管理で漏れがどうしても出てしまう事がありましたが、運用してからは、物件や担当者などをまたいで工事予定や確認業務進捗などを俯瞰して確認できる事や期限切れアラート機能などにより建築会社様への事前工程確認業務など出戻り防止の為の確認作業もほぼ漏れなくできています。

3つ目は、管理業務がこのシステムを使うことで俗人的とならず標準化されるので、担当者の休みや担当者変更の際などでも管理者として安心して効率的に各業務担当の業務進捗確認や体制変更などの検討が行いやすくなりました。

今後の展望をお聞かせください。

組織も大きいので既存の仕組みを変える難しさや、浸透できるのかといった不安を抱えながらの導入となりました。導入を検討する中で既存システムとの連携方法や業務担当者の個々の管理方法などを確認して整理する必要などもあり、導入準備に時間がかかりました。

今後は北陸エリアだけでなく全国規模で展開していけるように他のエリアの業務部門とも検討会を開きながら進めていき、さらに全体的な働き方改革を推進していきたいと考えております。今後、全国展開となりスタンダードになれば、当社の既存のシステムとBuildynote（ビルディーノート）をＲＰＡでつなげてさらに業務の自動化を進めていくなどにも挑戦し、更に業務改善を図っていきたいと考えております。

今後も、当社の経営戦略や付随する課題の変化にともなって、業務部門に求められることは変わっていくと思いますが、（株）ＦＩＸには引き続き改善に向けた提案など、継続的な協力を依頼したいです。建築業界は社会保険の加入や就労管理といった点で注目されてきています。働き方はこれから大きく見直されていくでしょうし、より一層Buildynote（ビルディーノート）を活用して効率よく作業しなければいけないのではないか、と考えています。