ＹＫＫ ＡＰ株式会社 様
2021年度窓数シェアNo1
業務標準化で受注量の増加にも対応
ＹＫＫ ＡＰ株式会社 業務本部 ＳＣＭ統括部 ＳＣＭ企画部
榎本 博之 様
ＹＫＫ ＡＰ株式会社は2021年度窓数シェアでNo1となりました。
多くの受注に対しても現状の人員で業務を進めることができたのは、担当者全員一丸となって対応したことはもちろんですが、かねてからBuildynoteでの工程管理をベースに置いた業務標準化の取組みを進めてきたこともあります。
2022年現在では一部のエリアを除きほぼ全国で導入が完了し、先行して導入したエリアでは1人あたり1か月で約21時間、約15％の業務時間短縮効果が報告されています。
個人差のあった業務フローを
Buildynoteの工程管理をベースに標準化
従来は、業務部署や担当者個人で協力業者様の工程を管理する方法や依頼方法がバラバラで、非常に属人的な業務となっていました。
その仕事のやり方は、担当者のパフォーマンス差を生むだけでなく、他の担当者をフォローすることを困難にさせ、業務効率化の妨げとなっていました。
そこで、正しい業務フローに基づいた作業手順を作成しBuildynoteの工程管理ツールに載せて運用を開始したところ、従来の担当者個人のやり方の違いによるパフォーマンスの差が縮まっていきました。
また、業務を標準化することで、担当者間のフォローができるようになり、より効率化が促進されました。
抜け漏れなく安心して業務を遂行、確認漏れによる出戻りリスクも減少
業務が標準化される前は、個人個人がメモを見ながら工程管理をしており、抜け漏れの不安を抱えながら業務を行っていました。
当初の予定通りの日程で搬入や工事を行えるか確認連絡が必要なケースでは、忙しい時には確認漏れがあり、それに伴う出戻りが発生するリスクがありました。
現在は工程表に基づき確認の日程がＴｏＤｏ管理されているので、抜け漏れがなく、安心して仕事が進められています。
出戻りの不安がないことは我々にとっても協力業者様にとっても大きなメリットになっています。
常に最新の図面や工程スケジュールを共有、協力業者様とのやり取りが正確かつスムーズに
これまでは協力業者様への連絡はFAXを送った後、FAXを見ていただいているか電話で確認するなどしており、効率の悪い状況でした。Buildynote導入後はファイル共有とメッセージのやり取りをメインにコミュニケーションを行っており、既読確認機能で実際に相手が見たという事も把握でき、間違って古いバージョンの図面や工程を見ているという事が無くなりました。
また多くの協力業者様の休日や、「これ以上作業を請けられない」という日なども把握できるため、日程調整の作業時間が大幅に短縮できました。工事の受諾もBuildynoteで意思表示していただいているので、安心感もあります。
業務の見える化でエリアを超えたフォロー体制の構築も
業務フローが標準化されたことで、北海道から九州までの物件の工程管理の進捗が見える化され、誰でも同じように読み取れるようになりました。
これにより仕事のフォローも可能になり、事業所内でのフォローはもちろん、近い将来は全国のあらゆる事業所のスタッフがエリアを越えて業務をフォローしあえるような体制も期待できると考えています。局地的な大雨や大雪、あらゆる災害時にも別のエリアからフォローしあって事業を継続できるような体制を築く等、BCP（事業継続計画）の考え方にもつながると考えています。
