紙の日報をなくし、見積もりと原価管理をつなぐ基盤をつくれました

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株式会社拓建様

専務取締役長谷川勝也様

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九州で防水工事やマンション修繕を手がける株式会社拓建様には、現場の記録を一つにまとめるためにBUILDY NOTEを導入していただきました。紙の日報をなくし、経費精算を進めやすくするとともに、見積もりと原価管理をつなぐ基盤づくりも進んでいます。20〜30社を比較した選定の決め手と、日々の記録を経営改善に生かす取り組みをご紹介します。

WindowsでもMacでも、出張先でも使えることを重視しました

導入を推進された長谷川様は、現場のバックアップや、管理に迷ったときの最終判断も担っていらっしゃいます。社員ごとに使うソフトが異なるなかで、データをまとめることに課題を感じていらっしゃいました。求めていたのは、WindowsだけでなくMacでも使え、日本のどこにいても情報を確認できる仕組みです。出張が多いからこそ、ブラウザーから利用できることが大切な条件になりました。担当者の記憶や手元の資料に頼るだけでなく、情報が登録されていれば必要なときに取り出せる状態にしたい。そのために、長谷川様ご自身が比較検討を進められました。仲間と力を合わせ、安全な現場づくりに取り組んでいます（2023年の安全祈願）。

20〜30社を比較し、最後は一緒につくっていける相手を選ばれました

システム選定では、20〜30社の話を聞き、導入直前まで検討が進んだサービスもあったそうです。機能や使う環境を比較するなかで、最後の決め手になったのは、要望を聞き、自社に合う形を一緒につくっていけると感じられたことでした。 BUILDY NOTEのオリジナルデータベース「ODB」で新しい管理の形をつくれることや、業務に合わせて見積もりのテンプレートを用意できることにも、可能性を感じていただきました。現場には、慣れたExcelで十分ではないかという声もありました。だからこそ、一度にすべてを置き換えるのではなく、今の業務を確かめながら、使える形へと整えていくことを大切にされています。技術を学び合い、現場の品質を支えています（2021年、公式Instagramより）。

紙の日報がなくなり、見積もりの型も業務に合わせて用意できました

導入後、現場では紙の日報がなくなり、経費精算も進めやすくなったと伺っています。日々の仕事で繰り返す作業に、具体的な変化が出ています。見積もりについては、工事に合わせた多種多様なテンプレートを作成できました。作成した見積もりを原価管理につなげる基盤も整え、同じデータを業務の次の工程へ生かしています。今後は発注までつなぐことで、入力や確認の手間をさらに減らせると期待されています。一方で、図面やファイルの共有、Excelを使う仕事とのつなぎ方など、まだ工夫したい部分も残っています。情報の一元化も、当初思い描いていた状態にすべて到達したわけではないと、率直にお話しいただきました。すでに紙の日報をなくし、見積もりの型を整えられたことが、次の改善の土台になっています。日々使う仕事から変えながら、会社全体で情報を活用できる範囲を広げていらっしゃいます。現場の仕事を日報に残し、見積もりや原価管理に生かしていきます。

雨で現場が止まった日のコストも、データで説明できるようにしたいと考えていらっしゃいます

長谷川様が今後の活用で重視されているのは、雨などで現場に出られなかった日のロスを把握することです。以前、長谷川様が紙の日誌を一つひとつ調べて集計したところ、雨や体調不良などで稼働できなかった時間が、年間で約15％あったそうです。これまで見えにくかったコストを、過去の記録から確かめた結果です。今後はデジタル日報で蓄積し、継続して把握できる状態を目指されています。工事の金額を考えるときには、実際に作業した時間だけでなく、現場に出られなかった時間のコストも含めて捉える必要があります。紙の日誌を夜な夜な調べる方法から、日々の日報をデータで蓄積し、必要なときに振り返れる方法へ変えていくことを期待されています。日報の電子化は、紙を減らすためだけの取り組みではありません。見えないコストを数字で説明し、見積もりや人員配置を考える材料にしていくことが、次の目標です。一つひとつの現場の経験を蓄積し、担当者が変わっても引き継げる会社を目指しています。

一人の記憶に頼らず、誰でも経緯を確認できる会社を目指していらっしゃいます

協力会社との金額交渉や現場ごとのやり取りを記録し、数ヶ月後でも経緯をたどれるようにすることにも取り組んでいらっしゃいます。記憶だけに頼らず、過去の合意や事情を確認できれば、担当者が変わっても話を進めやすくなります。情報を確かめるたびに担当者へ電話するのではなく、必要な記録を会社の中で確認できる状態を目指されています。協力会社への本格的な展開は、まず社内で使える状態を整えてから、時間をかけて進めたいとお話しくださいました。拓建様が目指していらっしゃるのは、紙を画面に置き換えるだけでなく、記録を会社全体で使える情報に変えていくことです。私たちBUILDY NOTEも、紙の日報の削減など実感いただいている変化を土台に、業務に合う管理の形を一緒につくってまいります。