現場の数字を把握するために、日報と請求情報をつなげています

東京理建様は、スーパーゼネコンなどの工事を担い、複数の元請けや協力会社と連携していらっしゃいます。元請けごとに使うシステムが異なり、各システムに届く情報を確認・整理する仕事がありました。現場で使う労務費や材料費を把握し、工事ごとの利益を見えるようにすることが、導入の目的でした。 原価を把握するには、現場に何人入ったのか、材料や協力会社への支払いがいくらになるのかを、工事ごとにつなげて見る必要があります。以前は、労務費の集計結果や別のシステムにある請求情報を転記する手間もありました。 現在は、デジタル日報で労務費を集計し、月ごとの原価管理へ反映する仕組みを整えています。材料費などの請求データも既存システムから取り込み、日報と請求情報を同じ管理の流れにつなげています。別々に持っていた数字を、現場ごとの原価として確認しやすくするための取り組みです。 複数の現場の数字をつなぎ、工事ごとの利益を把握する運用を整えています。

自社の仕事に合う使い方を話し合い、日々の業務に根づく仕組みをつくっています。

発注書を送った後の状況を、一覧で追えるようにしています

電子発注は、発注書を送るだけで完結するものではありません。協力会社が受注したか、工事完了の申請が届いているか、こちら側の承認が終わっているかも確認する必要があります。 東京理建様では、担当者ごとに未受注の発注や完了承認待ちを確認できる一覧を用意し、ショートカットから開けるようにしました。確認する対象を絞ることで、担当する現場のどの対応が残っているかを追いやすくしています。 請負の発注では、協力会社がすぐに受注してくれるようになってきた、という変化も共有されています。電子発注が支払いにつながることへの理解が進んできた様子がうかがえます。 こうした変化をさらに広げるために、確認や声かけを誰が担当するかも、現場と経理で整理しています。 発注後に必要な対応を一覧にまとめ、記憶に頼らず確認できるようにしています。

数字を合わせる仕事が残っているからこそ、確認する役割を見直しています

データを取り込めるようになっても、すべての確認がなくなるわけではありません。実際の打ち合わせでは、取り込んだ請求金額と手元の情報を照合しています。連携対象でない請求は登録し、日報と入退場記録の人数が違えば、実際の状況を確かめて修正する必要があります。 打ち合わせでは、こうした確認が経理の担当者に集まりやすいことも話題になりました。現場の状況を知る担当者が数字を確認し、協力会社とも調整したうえで経理に渡せれば、その後の照合を進めやすくなります。 そこで、現場の担当者が何を確認し、経理がどこから処理するのかを改めて整理しています。経費承認の操作についても、やりやすくなったという反応がありました。 システムに情報を入れることと、その情報を使って仕事を進めることの両方に取り組み、担当者が迷わず処理できる状態を目指していらっしゃいます。 現場と経理の役割を整理し、数字を確かめてから次の担当者へ渡せる運用を目指しています。